Das Gesetz über das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA-Verfahrensgesetz) vom 25. März 2009 sieht ab dem 1. Januar 2010 elektronische Meldungen der Arbeitgeber über das Entgelt eines jedes Beschäftigten vor. Die Daten sind an die so genannte Zentrale Speicherstelle (ZSS), eine Datenstelle der Sozialversicherung in Würzburg, zu übermitteln.

ELENA führt also zunächst zu einem zentralen Register mit den Einkommensdaten aller Beschäftigten. Ab 1. Januar 2012 folgt der zweite Schritt: Dann ersetzt der elektronische Entgeltnachweis die bisherigen Arbeitgeberbescheinigungen über das Einkommen, die zur Bewilligung und Berechnung von Sozialleistungen erforderlich sind. Die Umstellung erfolgt zunächst für das Arbeitslosengeld I, das Elterngeld und das Wohngeld. Weitere Leistungen sollen folgen.

ELENA nutzt die moderne Informationstechnik und ist ein Baustein der von Bund und Ländern betriebenen „Digitalen Verwaltungsreform“, die auch einen Beitrag zum Bürokratieabbau leisten soll. Vor allem auf Seiten der abfragenden Behörden dürfte die medienbruchfreie Datenverarbeitung zu mehr Effizienz und sinkenden Kosten führen.  Antragssteller können mit kürzeren Bearbeitungszeiten rechnen.

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Die Meldungen an die ZSS werden zum 1. Januar 2010 für alle Arbeitgeber verbindlich eingeführt. ELENA gilt unabhängig vom Beschäftigungsverhältnis, das heißt, auch die Daten aus Teilzeitarbeitsverhältnissen, befristeten Verträgen oder Mini-Jobs müssen übermittelt werden.

Eine Ausnahme ist für geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten vorgesehen. Für diese Personengruppe bleibt es auch in Zukunft beim Nachweis in Papierform („Haushaltscheckverfahren“).

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Mit dem ELENA-Verfahren entstehen Arbeitgebern neue Pflichten:

• Entgeltdaten müssen bei der ZSS gemeldet werden (Meldepflicht)
• Arbeitnehmer müssen auf die Meldung ihrer Daten und den Auskunftsanspruch gegenüber der ZSS hingewiesen werden (Hinweispflicht)
• Meldungen, Korrekturen, Stornierungen müssen protokolliert werden (Protokollierungspflicht). Die Protokollierung erfolgt laut Gesetzesbegründung als „automatisierte elektronische Protokollierung", das heißt per EDV, und sichert damit den Arbeitgeber bei möglichen Rückfragen ab.
• Protokolle müssen nach zwei Jahren gelöscht werden (Datenschutz)
  Ausnahme: die Daten werden zu Beweiszwecken in bereits eingeleiteten Verwaltungs- und Gerichtsverfahren benötigt, und der Arbeitgeber weiß davon. In diesem Fall wird die Zwei-Jahres-Frist für die Dauer des Verfahrens aufgehoben. Anschließend müssen die Daten unverzüglich gelöscht werden.

Verstöße gegen diese Pflichten gelten als Ordnungswidrigkeit.

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Künftig benötigen Lohnsachbearbeiter deutlich mehr Informationen als bisher. Denn neben Daten wie der Sozialversicherungsnummer, Vor- und Familienname, Geburtsdatum und Anschrift und das erfasste Einkommen des Beschäftigten sind per ELENA auch Daten zu übermitteln, die über die reine Lohnabrechnung hinausgehen.

• Abrechnungsbezogene Stamm-/Ergebnisdaten: zum Beispiel Vor-und Nachname, Geburtsdatum und Anschrift; Name und Anschrift des Arbeitgebers; vermögenswirksame Leistungen; Pfändungsbeträge; Sachbezüge
• Abrechnungsunabhängige Daten: zum Beispiel Name und Telefonnummer des Ansprechpartners im Unternehmen; wöchentliche Arbeitszeit; bei Auszubildenden: Beginn und (voraussichtliches) Ende der Ausbildung; bei Heimarbeitern: jährlicher Urlaubsanspruch
• Ab 1. Juli 2010 kommen Daten zur Kündigung von Arbeitsverhältnissen hinzu (nicht bei geringfügig Beschäftigten): zum Beispiel das Kündigungsdatum, Angaben zur Art des Beschäftigungsverhältnisses (befristet, unbefristet)

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Die Entgeltdaten müssen künftig monatlich in verschlüsselter Form an die ZSS gemeldet werden. Zur Übermittlung kann auf das elektronische Melde- und Beitragsverfahren der Sozialversicherung aufgebaut werden. Die entsprechenden EDV-Programme wurden in den vergangenen Monaten um die ELENA-Module erweitert.

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Die Handwerkskammer Reutlingen hat in Zusammenarbeit mit DATEV eine Informationsveranstaltung zum ELENA-Verfahren durchgeführt. Das Informationsmaterial, das wir Ihnen zur Verfügung stellen, trägt deshalb das Logo eines einzigen Anbieters. Dennoch ist das Material nicht nur für DATEV-Kunden interessant. Die Merkblätter und Fragebögen sind nützliche Hilfen, um mit den neuen Anforderungen zurechtzukommen.

Präsentation ELENA-Verfahren, Klaus Schütz, DATEV
Fragebogen Allgemein
Fragebogen Abweichende Angaben
Personalfragebogen Änderungen
Personalfragebogen Kündigung (ab 1. Juli 2010)
Personalfragebogen Neue Arbeitnehmer

Die Deutsche Rentenversicherung Bund informiert ebenfalls über das ELENA-Verfahren. 

www.das-elena-verfahren.de

Flyer zum ELENA-Verfahren

Präsentation der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH  (ITSG)

Kritik an ELENA
Bei heise.de finden Sie eine Zusammenfassung der Kritikpunkte (unter anderem auch von Datenschützern), die an diesem Verfahren geübt wird.

AKTUELL
(1.1.2010): Regierung will bei "Elena" nachbessern (ZDF-Meldung).

(15.7.2010): Weitermachen, nachbessern, stoppen? "Die Zeitschrift "Markt und Mittelstand" hat Unternehmen befragt: Blitzumfrage zu ELENA

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Ansprechpartner ist Richard Schweizer, Rechtsabteilung, Telefon 07121 2412-232, richard.schweizer(at)hwk-reutlingen.de.

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