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Der Einsatz elektronischer Kassen und Kassensysteme ist im heutigen Geschäftsverkehr nicht mehr wegzudenken. Umso wichtiger ist es, dass sich die Betriebe an die gesetzlichen Vorgaben halten, um teuren Fehlern bei der Kassenführung zu entgehen.
Vor allem bei bargeldintensiven Betrieben sieht die Finanzverwaltung ein erhöhtes Risiko von Steuerausfällen. Deshalb gelten für den Einsatz elektronischer Kassen ab 2020 verschärfte Regeln. Wir haben diese aktuellen Neuerungen und die wichtigsten allgemeinen Anforderungen an die Kassenführung für Sie zusammengefasst.
Technische Anforderungen, Meldepflicht, Bons – was Betriebe beachten müssen
Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an Grundaufzeichnungen, das bereits im Dezember 2016 verabschiedet wurde, verlangt, dass elektronische Kassen ab dem 1. Januar 2020 manipulationssicher sind. Neu hinzu kommt außerdem die Meldepflicht für elektronische Kassen und Kassensysteme sowie die Belegausgabepflicht.
Manipulationsschutz wird Pflicht
Elektronische Registrierkassen oder Kassensysteme müssen künftig zwingend mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zum Schutz der elektronischen Aufzeichnungssysteme (TSE) ausgerüstet sein bzw. nachgerüstet werden.
TSE – was ist das?
Die TSE besteht aus drei Modulen, nämlich dem Sicherheitsmodul, das die Kasseneingaben unveränderbar protokolliert, dem Speichermodul, das die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist speichert sowie einer einheitlichen digitalen Schnittstelle, auf die die Finanzbehörde zu Prüfzwecken zugreifen kann. Was die TSE anbelangt, so muss dies nicht immer eine physikalische Nachrüstung bedeuten. Teilweise reicht hierfür auch ein Softwareupdate aus.
Elektronische Kassen müssen beim Finanzamt gemeldet werden
Ab 2020 müssen alle im Unternehmen genutzten elektronischen Kassen und Kassensysteme beim Finanzamt gemeldet werden. Für Kassen, die bereits vor dem 1. Januar 2020 im Betrieb genutzt wurden, muss bis zum 31. Januar 2020 eine Meldung erfolgen. Ab dem 1. Januar 2020 hinzukommende oder außer Betrieb gesetzte Kassen sind innerhalb eines Monats zu melden.
Hinweis (Stand 12/2019): Am 6. November 2019 wurde diese Meldepflicht solange ausgesetzt bis eine elektronische Übermittlungsmöglichkeit besteht. Dieser Zeitpunkt wird im Bundessteuerblatt noch gesondert bekanntgegeben.
Belegausgabepflicht
Ab 1. Januar 2020 muss für jeden Kassenumsatz ein Beleg erstellt und dem Kunden zur Verfügung gestellt werden. Der Beleg kann in Papierform oder wenn der Kunde zustimmt elektronisch erstellt werden. Konkretisiert wurde nun, dass die Zustimmung des Kunden auch konkuldent, durch stillschweigende Zustimmung, erfolgen kann. Dann würde ich noch auf die Info zu den elektronischen Belegen verweisen oder die Info gleich hochziehen. Eine Mitnahmepflicht des Kassenbons bzw. eine Pflicht den elektronischen Beleg herunterzuladen besteht für den Kunden jedoch nicht.
Soweit im Einzelfall eine Belegausgabepflicht nicht zumutbar ist, kann das Finanzamt auf Antrag davon befreien. Die Zustimmung zur Befreiung liegt im Ermessen der Behörde und kann jederzeit widerrufen werden.
Wer ist davon betroffen?
Die neuen Regeln zur Verwendung einer technischen Sicherheitseinrichtung gelten für alle, die elektronische Kassen und Kassensysteme nutzen. Darunter fallen sämtliche, auch einfache, Registrierkassen, Kassensysteme und PC-Kassensysteme, die vereinfacht ausgedrückt, mit Strom versorgt werden und auf denen Beträge eingetippt und erfasst werden. Unternehmen, die eine offene Ladenkasse oder eine mechanische Registrierkasse nutzen, sind nicht gezwungen, auf ein elektronisches System umzusteigen.
Allgemeine Regeln der Kassenführung
Egal ob manuelle oder elektronische Kassenführung, beanstandungssicher ist sie nur, wenn die Kassenführung ordnungsgemäß ist. Im Einzelnen sind demnach folgende Verpflichtungen zu nennen:
Einzelaufzeichnungspflicht
Es besteht grundsätzlich Einzelaufzeichnungspflicht. Das bedeutet, jeder einzelne Geschäftsvorfall ist unmittelbar nach seinem Abschluss einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen.
Die Einzelaufzeichnungspflicht verlangt dabei regelmäßig, neben der in Geld bestehenden Gegenleistung, auch die Angabe des Inhalts des Geschäfts und den Namen des Vertragspartners. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € ist die Nennung des Empfängers laut §14 (6) UStG i.V. mit §33 UStDV entbehrlich.
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind mindestens täglich festzuhalten. Bei Einsatz einer elektronischen Kasse sind die Kasseneinnahmen laufend, das heißt sofort, und einzeln zu erfassen. Eine tägliche Aufzeichnung reicht in diesen Fällen nicht.
Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt unabhängig davon, ob der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem oder eine offene Ladenkasse verwendet. Außerdem gilt der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht auch für die Steuerpflichtigen, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Ermittlung berechnen.
Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht, wenn eine offene Ladenkasse geführt wird. Wird ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, gilt die Einzelaufzeichnungspflicht immer.
Aufbewahrungspflicht
Für elektronische Kassen und Kassensysteme bedeutet das: Alle mit dem System erzeugten, digitalen Daten sind unveränderbar und in einem maschinell auswertbaren Datenformat für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist verfügbar aufzubewahren. Im Einzelnen sind neben den erfassten, unverdichteten Einzeldaten auch die Programmierdaten, Stammdaten mit sämtlichen Änderungen, Strukturinformation etc. vorzuhalten. Aufbewahrungspflichtig sind außerdem:
- Organisationsunterlagen (beispielsweise Bedienungsanleitungen)
- Handbücher
- Einrichtungsprotokolle
- Arbeitsanweisungen zur Verarbeitung und Archivierung der Geschäftsvorfälle (Verfahrensdokumentation) etc.
Verfahrensdokumentation
Um die Nachprüfbarkeit der Bücher und Aufzeichnungen durch die Finanzbehörde sicherzustellen, ist es, insbesondere bei der Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme, notwendig, eine vollständige Verfahrensdokumentation vorzuhalten. Dort sind die Grundlagen der Kassenführung, sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte, zu dokumentieren.
Auch die Verfahrensdokumentation muss für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) vorgehalten werden. Eine gesetzliche Bestimmung, was in der Verfahrensdokumentation zwingend enthalten sein muss, gibt es nicht.
Die Verfahrensdokumentation selbst muss ständig angepasst und auf dem Laufenden gehalten werden. Änderungen ergeben sich beispielsweise durch Software-Updates, Personalwechsel, Artikel- und Preisänderungen.
Einen Leitfaden zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation mit Hinweisen und einer Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung hat der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. (DFKA) auf seiner Internetseite www.dfka.net veröffentlicht.
Diese Muster-Verfahrensdokumentation können Betriebe als Orientierungshilfe nutzen. Je nach Lage des Einzelfalls, insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben, ist es dennoch sinnvoll, sich vom Steuerberater unterstützen zu lassen.
Der Unternehmer hat außerdem dafür Sorge zu tragen, dass die Verfahrensdokumentation im Betrieb umgesetzt wird. Erforderlich ist damit, die Mitarbeiter entsprechend zu informieren und anzuweisen und danach die Umsetzung zumindest stichprobenhaft zu kontrollieren.
Nachlässigkeiten können teuer werden
Grundsätzlich ist jedem Unternehmer zu empfehlen, das Thema Kassenführung nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Nachlässigkeit kann hier schnell teuer werden. Fehlerhafte Kassenführung kann mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 EUR sanktioniert werden, ganz abgesehen von den gravierenden Steuernachzahlungen, die die Umsatzsteuer-Nachschau oder eine Betriebsprüfung nach sich ziehen können.
Durch die seit 2018 neu eingeführte Kassen-Nachschau müssen bargeldintensive Betriebe mit unangemeldeten Kontrollbesuchen der Finanzbehörde rechnen. Hinzu kommt, dass eine nicht ordnungsgemäße Kassenführung zum Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung führen kann. Dem Prüfer sind damit Tür und Tor für mögliche Schätzungen geöffnet.
Elektronische Belege - was ist zu beachten?
Kein Verkauf ohne Beleg. Die Ausgabe muss nicht in gedruckter Form geschehen, sondern kann, wenn der Kunde zuvor zugestimmt hat, auch elektronisch erfolgen.
Allerdings stellt die Finanzverwaltung in einem Änderungserlass fest, dass die Zustimmung nicht an eine besondere Form gekoppelt ist. Somit gilt ein elektronischer Beleg als bereitgestellt, wenn dem Kunden die Möglichkeit zur Entgegennahme gegeben wird. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hält deshalb einen Hinweis auf die elektronische Ausgabe für ausreichend, um von einer Zustimmung des Kunden ausgehen zu können, wenn dieser einer solchen Ausgabeform nicht ausdrücklich widerspricht. In diesem Fall muss der Beleg in Papierform ausgegeben werden.
Elektronische Belege dürfen Kunden keinen zusätzlichen technischen Aufwand bereiten. Der Empfang und die Darstellung des Belegs auf dem Smartphone oder Tablet müssen mit einer kostenfreien Standardsoftware möglich sein.
Technische Vorgaben zur Übermittlung gibt es nicht. Der Beleg kann per QR-Code oder kontaktlos übermittelt werden. Ebenso möglich ist der Versand eines Download-Links oder einer Datei (Formate: JPG, PNG, PDF) per E-Mail bzw. direkt in ein Kundenkonto.
Eine Variante ist allerdings ausgeschlossen: Die bloße Anzeige auf einem Bildschirm (Terminal, Kassendisplay) reicht nicht aus. Der Beleg muss tatsächlich elektronisch entgegengenommen werden können.
Weitere Informationen für Betriebe
Eine Zusammenfassung der Neuregelungen und viele nützliche Hinweise für (bargeldintensive) Betriebe enthält ein Leitfaden des Zentralverband des Deutschen Handwerks. Und auch auf der Internetseite des ZDH finden Betriebe aktuelle Infos.
ZDH-Praxishilfe: Was gilt es bei der Anschaffung eines Kassensystems zu beachten? (Mai 2022)
Kassenführung - Neuregelung ab 1. Januar 2020 (Stand: August 2020)
ZDH-Faltblatt "Brennpunkt Kassenführung" (Stand: Dezember 2019)
ZDH: Sonderseite "Kassenführung"
ZDH-Arbeitshilfe "Vorbereitung auf eine Kassennachschau" (2022)
Einen Leitfaden und Muster zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation stellt der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystematik e.V. zur Verfügung
