Der Einsatz elektronischer Kassen und Kassensysteme ist im heutigen Geschäftsverkehr nicht mehr wegzudenken. Umso wichtiger ist es, dass sich die Betriebe an die gesetzlichen Vorgaben halten, um teuren Fehlern bei der Kassenführung zu entgehen.
Vor allem bei bargeldintensiven Betrieben sieht die Finanzverwaltung ein erhöhtes Risiko von Steuerausfällen. Deshalb gelten für den Einsatz elektronischer Kassen ab 2020 verschärfte Regeln. Wir haben diese aktuellen Neuerungen und die wichtigsten allgemeinen Anforderungen an die Kassenführung für Sie zusammengefasst.
Technische Anforderungen, Meldepflicht, Bons – was Betriebe beachten müssen
Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an Grundaufzeichnungen, das bereits im Dezember 2016 verabschiedet wurde, verlangt, dass elektronische Kassen ab dem 1. Januar 2020 manipulationssicher sind. Neu hinzu kommt außerdem die Meldepflicht für elektronische Kassen und Kassensysteme sowie die Belegausgabepflicht.
Manipulationsschutz wird Pflicht
Elektronische Registrierkassen oder Kassensysteme müssen künftig zwingend mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zum Schutz der elektronischen Aufzeichnungssysteme (TSE) ausgerüstet sein bzw. nachgerüstet werden.
TSE – was ist das?
Die TSE besteht aus drei Modulen, nämlich dem Sicherheitsmodul, das die Kasseneingaben unveränderbar protokolliert, dem Speichermodul, das die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist speichert sowie einer einheitlichen digitalen Schnittstelle, auf die die Finanzbehörde zu Prüfzwecken zugreifen kann. Was die TSE anbelangt, so muss dies nicht immer eine physikalische Nachrüstung bedeuten. Teilweise reicht hierfür auch ein Softwareupdate aus.
Elektronische Kassen müssen beim Finanzamt gemeldet werden
Ab 2020 müssen alle im Unternehmen genutzten elektronischen Kassen und Kassensysteme beim Finanzamt gemeldet werden. Für Kassen, die bereits vor dem 1. Januar 2020 im Betrieb genutzt wurden, muss bis zum 31. Januar 2020 eine Meldung erfolgen. Ab dem 1. Januar 2020 hinzukommende oder außer Betrieb gesetzte Kassen sind innerhalb eines Monats zu melden.
Hinweis (Stand 12/2019): Am 6. November 2019 wurde diese Meldepflicht solange ausgesetzt bis eine elektronische Übermittlungsmöglichkeit besteht. Dieser Zeitpunkt wird im Bundessteuerblatt noch gesondert bekanntgegeben.
Belegausgabepflicht
Ab 1. Januar 2020 muss für jeden Kassenumsatz ein Beleg erstellt und dem Kunden zur Verfügung gestellt werden. Der Beleg kann in Papierform oder wenn der Kunde zustimmt elektronisch erstellt werden. Konkretisiert wurde nun, dass die Zustimmung des Kunden auch konkuldent, durch stillschweigende Zustimmung, erfolgen kann. Dann würde ich noch auf die Info zu den elektronischen Belegen verweisen oder die Info gleich hochziehen. Eine Mitnahmepflicht des Kassenbons bzw. eine Pflicht den elektronischen Beleg herunterzuladen besteht für den Kunden jedoch nicht.
Soweit im Einzelfall eine Belegausgabepflicht nicht zumutbar ist, kann das Finanzamt auf Antrag davon befreien. Die Zustimmung zur Befreiung liegt im Ermessen der Behörde und kann jederzeit widerrufen werden.