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Welche Formvorschriften bei Arbeitsverträgen zu beachten sind
Weniger bürokratischer Aufwand, mehr Effizienz, geringere Kosten – das 4. Bürokratieentlastungsgesetzes („BEG IV“) enthält zahlreiche Maßnahmen, die Unternehmen mehr Freiraum für ihre eigentlichen Aufgaben geben sollen. Die Änderungen betreffen auch das Arbeitsrecht. Seit Jahresbeginn können Arbeitsverträge auch in elektronischer Form geschlossen werden.
Schriftform, elektronische Form und Textform
Im Rahmen der Änderungen durch das BEG IV ist der Verzicht auf die Schriftform zugunsten der Textform eine wesentliche Neuerung bei einigen Vorschriften. Aber was unterscheidet die Schriftform, die elektronische Form und die Textform eigentlich voneinander?
Schriftform (§ 126 BGB)
Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.
Bei einem Vertrag muss die Unterzeichnung der Parteien auf derselben Urkunde erfolgen.
Elektronische Form (§ 126 a BGB)
Soll die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, so muss der Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versehen.
Bitte beachten: Es genügt nicht irgendeine Signatur. Vielmehr muss die qualifizierte elektronische Signatur auf einem Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters (Art. 3 Nr. 17 eIDAS-VO) beruhen und von einer sicheren Signaturerstellungseinheit (Art. 3 Nr. 23 eIDAS-VO) erstellt werden, damit die elektronische Form nach § 126 a BGB erfüllt ist.
Textform (§ 126 b BGB)
Ist durch Gesetz Textform vorgeschrieben, so muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Hier reichen also zum Beispiel eine E-Mail, ein Brief ohne Unterschrift oder eine WhatsApp-(Text-)Nachricht aus.
Bitte beachten: Es muss also immer geprüft werden, welche Formvorgaben im konkreten Einzelfall zwingend bzw. zulässig sind. Ein Formmangel kann zur Nichtigkeit eines Rechtsgeschäfts führen. Bei der Kündigung und dem Aufhebungsvertrag ändert sich zum Beispiel durch das BEG IV nichts: Kündigung und Aufhebungsvertrag müssen weiterhin die Schriftform einhalten.
Digitaler Arbeitsvertrag
Es gilt weiterhin der Grundsatz des formlosen Arbeitsvertragsschlusses. Der Vertrag kann also zum Beispiel auch mündlich abgeschlossen werden. Empfehlenswert ist das nicht, da die Parteien damit auf eine beweiskräftige Dokumentation ihrer Abmachungen verzichten.
Bitte beachten Sie außerdem: Kommen Tarifverträge zur Anwendung, können diese besondere Formvorgaben für den Abschluss eines Arbeitsvertrages enthalten.
Nachweisgesetz
Formvorschriften für eine Niederschrift der wesentlichen Arbeitsbedingungen
Bisher waren Arbeitgeber durch das Nachweisgesetz verpflichtet, einen umfangreichen Katalog wesentlicher Arbeitsbedingungen, wie beispielsweise Arbeitsort, Vergütung, Urlaubsdauer und Kündigungsfristen und mehr. schriftlich mit eigenhändiger Unterschrift festzuhalten und dem Arbeitnehmer in Papierform auszuhändigen. Der Nachweis in elektronischer Form war ausdrücklich ausgeschlossen.
Das BEG IV eröffnet die Möglichkeit, die Niederschrift in Textform abzufassen und elektronisch zu übermitteln (per E-Mail, PDF oder SMS). Allerdings nur, wenn das Dokument
- für den Arbeitnehmer zugänglich ist,
- gespeichert und ausgedruckt werden kann und
- der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen.
Grundsätzlich gilt: der Arbeitgeber muss die Niederschrift unverzüglich schriftlich erteilen, wenn der Arbeitnehmer dies verlangt. Dies gilt entsprechend, wenn die wesentlichen Vertragsbedingungen nicht nachgewiesen wurden.
Ausnahmen: Für wen es bei der Schriftform bleibt
Diese Nachweiserleichterungen gelten nicht für Betriebe, die unter § 2a Abs. 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzArbG) fallen. In folgenden Handwerksbranchen bleibt es bei der Schriftform:
- Bau,
- Fleischwirtschaft,
- Gebäudereinigung und
- Messebau.
Welche weiteren Änderungen das BEG IV bringt
Arbeitszeugnis
Bisher sah das Gesetz vor, dass der Arbeitnehmer immer einen Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis hat.
Durch das BEG IV besteht zukünftig mit Einwilligung des Arbeitnehmers grundsätzlich unter bestimmten Voraussetzungen auch die Möglichkeit, das Arbeitszeugnis in elektronischer Form zu erteilen.
Altersgrenzenvereinbarung nach § 41 SGB IV
Erreicht ein Arbeitnehmer die Regelaltersgrenze, endet das Arbeitsverhältnis nicht automatisch. In Arbeitsverträgen kann aber die Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit Eintritt der Regelaltersgrenze geregelt werden. Dafür war bisher nach Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts die Schriftform einzuhalten.
Mit dem Inkrafttreten des BEG IV wird § 41 SGB VI ausdrücklich dahingehend geändert, dass für eine solche Vereinbarung die Textform ausreicht.
Bundeselterngeld- und Elternteilzeitgesetz (BEEG)
Auch bei der Elternzeit wird das Schriftformerfordernis in einigen Regelungen durch die Textform ersetzt. Dies ist zum Beispiel der Fall beim Antrag auf Elternzeit nach § 16 BEEG oder dem Antrag auf Teilzeit während der Elternzeit und dessen Ablehnung nach § 15 Abs. 7 BEEG.
Achtung: Diese Änderungen im BEEG werden erst zum 1. Mai 2025 wirksam.
Pflegezeitgesetz (PflegeZG) und Familienpflegezeitgesetz (FPfZG)
Bei Pflegezeit und Familienpflegezeit gibt es ebenso Erleichterungen durch das BEG IV: Wird Pflegezeit oder Familienzeit vom Arbeitnehmer in Anspruch genommen, so genügt hier beispielsweise nach § 3 PflegeZG bzw. § 2a FPfZG zukünftig die Textform.
Arbeitnehmerüberlassungsgesetz
In der Arbeitnehmerüberlassung muss der Vertrag zwischen Verleiher und Entleiher nicht mehr zwingend schriftlich verfasst werden. Es genügt zukünftig für diesen Vertrag die Textform.
Aushangpflicht
Die bisherige Verpflichtung des Arbeitgebers, bestimmte Texte, wie zum Beispiel das Arbeitszeitgesetz, im Betrieb zur Einsichtnahme auszulegen und auszuhängen, wurde ergänzt.
Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmern die entsprechenden Gesetze auch über die im Betrieb übliche Informations- und Kommunikationstechnik zur Verfügung stellen.
