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Aufbewahrungsfristen: Was 2026 weg kann

Sechs, zehn oder acht Jahre – wie lange welche geschäftlichen Unterlagen im Unternehmen aufbewahrt werden müssen und was in diesem Jahr entsorgt werden kann, erfahren Sie hier.

Ein Unternehmer muss Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher zehn Jahre lang lesbar aufbewahren, und zwar unabhängig, ob die Unterlagen in Papierform oder in elektronischer Form vorliegen. Für die Korrespondenz gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die bisher zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege – dazu gehören auch Eingangs- und Ausgangsrechnungen – auf acht Jahre verkürzt. Die Neuregelung gilt ab dem 1. Januar 2025 für alle Belege, deren frühere Zehnjahresfrist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war.

Dokumente und Fristen

10-Jahres-Frist
Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, wie zum Beispiel die Verfahrensdokumentation für elektronische Kassensysteme

8-Jahres-Frist
Rechnungen und andere Buchungsbelege wie Quittungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Zahlungsbelege

6-Jahres-Frist
Alle anderen Unterlagen, zum Beispiel empfangene und versandte Handels- oder Geschäftsbriefe (außer: Rechnungen)

Wann beginnen die Fristen?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, der Jahresabschluss festgestellt, der Geschäftsbrief abgesandt oder empfangen wurde. Für Buchungsbelege oder sonstige Unterlagen ist der Schluss des Kalenderjahres ihrer Entstehung maßgebend.

Beispiel: Wurden beispielsweise im Jahr 2015 die letzten Buchungen für das Jahr 2014 gemacht und der Jahresabschluss erstellt, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres 2015 und dauert zehn Jahre. Die Unterlagen können ab 2026 entsorgt werden.

Wann verlängern sich die Fristen?

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von 6 bzw. 10 (bzw. 8) Jahren sind Mindestfristen. Sie können sich verlängern, solange Steuerbescheide noch nicht endgültig sind (z. B. bei laufenden Außenprüfungen oder vorläufiger Steuerfestsetzung oder laufenden Rechtsbehelfsverfahren).“

Fristen für elektronisch gespeicherte Steuerunterlagen

Grundsätzlich gilt: Elektronisch erhaltene oder erstellte Unterlagen müssen zwingend elektronisch archiviert werden (GoBD). Die Aufbewahrungsfristen richten sich auch hier nach der Dokumentenart und betragen, 10 Jahre, 8 Jahre oder 6 Jahre. Die GoBD verlangen, dass elektronische Unterlagen revisionssicher gespeichert und nachträglich nicht unbemerkt verändert werden können.

Für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1. Januar 2021 beginnt, gilt: bei Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder Auslagerung der steuerlich relevanten Daten reicht es aus, das alte System bis zum Ablauf des fünften Kalenderjahres nach Umstellung/Auslagerung vorzuhalten. Danach genügt die Vorhaltung der Daten auf einem maschinell lesbaren Datenträger (§ 147 Abs. 6 AO).

Arbeitszeiterfassung

Auch das Mindestlohngesetz enthält Aufbewahrungspflichten für Unternehmer: Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeiten von geringfügig Beschäftigten, kurzzeitig Beschäftigten sowie Beschäftigten in bestimmten Branchen wie dem Bau- und Gaststättengewerbe aufzeichnen und mindestens zwei Jahre lang aufbewahren.

Hinweis: Nach dem Arbeitszeitgesetz sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die über 8 Stunden hinausgehende werktägliche Arbeitszeit und Sonn- u. Feiertagsarbeit aufzuzeichnen und mindestens 2 Jahre aufzubewahren.

Was nun entsorgt werden kann

Alle Unterlagen, die unter die 10-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2015 erstellt werden, können 2026 vernichtet werden. Ebenso können alle Unterlagen entsorgt werden, die unter die 6-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2019 erstellt wurden:

• Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2015,
• Inventare, die bis 31. Dezember 2015 oder früher aufgestellt worden sind,
• Jahresabschlüsse, die bis zum 31. Dezember 2015 oder früher aufgestellt worden sind,
• Buchungsbelege aus dem Jahr 2017,
• empfangene Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum 31. Dezember 2019 oder früher eingegangen sind,
• Durchschriften abgesandter Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum bis 31. Dezember 2019 oder früher abgesandt wurden.

Tipp

Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie Unterlagen und Belege tatsächlich entsorgen können, etwa weil das Finanzamt eine Außenprüfung angekündigt hat oder Sie sonst im Zweifel sind, sollten Sie Ihren Steuerberater kontaktieren und die Vorgehensweise mit ihm besprechen.