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Registrierkassen: Übergangsfrist für Altgeräte läuft aus

Ab dem kommenden Jahr gelten die verschärften Buchführungsregeln der Finanzverwaltung für alle elektronischen Registrierkassen. Um Ärger bei der Betriebsprüfung zu vermeiden, sollten Altgeräte rechtzeitig aufgerüstet oder ersetzt werden.

Bereits seit dem Jahr 2002 verlangt die Finanzverwaltung im Rahmen einer Betriebsprüfung die Überlassung aller in elektronischer Form erfassten Daten auf einem Datenträger. Im Jahr 2010 wurde diese Vorgabe auf die elektronischen Erfassungssysteme bei Bargeschäften erweitert. Zu den Anforderungen im Detail hat die Finanzverwaltung „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoDB) formuliert, die seit dem 1. Januar 2015 gelten.

Aufrüsten oder austauschen

Für bereits eingesetzte elektronische Registrierkassen und Kassensysteme gilt eine Übergangsfrist. Genügt eine Kasse bauartbedingt den rechtlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise, beanstandet die Finanzverwaltung es nicht, wenn das Gerät längstens bis zum 31. Dezember 2016 eingesetzt wird.

Unternehmer, die ältere Modelle verwenden, sollten zunächst prüfen, ob eine Aufrüstung möglich ist. Wenn die alte Technik dies nicht zulässt, bleibt nur der Austausch gegen ein neue Kasse oder ein neues System.

Was die Finanzverwaltung verlangt

Betriebsprüfer sollen Zugriff auf alle steuerrelevanten Daten haben. Die Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar, und es muss die maschinelle Auswertung möglich sein.

Für Registrierkassen bedeutet dies: die täglich erfassten Einzeldaten müssen über einen Zeitraum von zehn Jahren in unveränderter Form abrufbar sein. Die gespeicherten Daten dürfen also weder zusammengefasst noch in anderer Form verdichtet oder verändert werden. Ein Vorhalten der aufbewahrungspflichtigen Daten in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend.

Die Daten müssen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und gespeichert werden. Darüber hinaus sind auch sämtliche technischen Unterlagen zur Kasse, wie beispielsweise die Bedienungsanleitung oder die Programmieranleitung, aufzubewahren.

Nachlässigkeiten können Unternehmer teuer zu stehen kommen: Die Kassenführung ist bei Betriebsprüfungen häufig im Visier der Finanzverwaltung. Werden Mängel aufgedeckt, kann dies schnell zu hohen Steuernachzahlungen führen.