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Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Regeln für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen. Die Umstellung erfolgt schrittweise. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat die Vorgaben nun in einem Anwendungsschreiben konkretisiert.
Was grundsätzlich gilt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Eine E-Rechnung ist dabei mehr als eine Rechnung im PDF-Format: Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, sodass sie elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Zugelassene Formate sind XRechnung oder ZUGFeRD.
Für die Ausstellung von Rechnungen gelten Übergangsregelungen:
- Bis zum 31. Dezember 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Rechnungsformate, etwa PDF, verwenden.
- Ab dem 1. Januar 2027: Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro wird die Ausstellung einer E-Rechnung grundsätzlich verpflichtend. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis einschließlich 800.000 Euro gilt die Übergangsregelung noch ein weiteres Jahr
- Ab dem 1. Januar 2028: Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für alle inländischen Unternehmen im Geschäftsverkehr untereinander (B2B). Rechnungen an Privatkunden können weiterhin z.B. im PDF-Format ausgestellt werden.
Ausnahmen bestehen unter anderem für bestimmte steuerfreie Umsätze sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro und Fahrausweise.
BMF regelt Praxisfragen
Das BMF hat mit seinem Schreiben vom 15. Oktober 2026 Fragen zur praktischen Umsetzung geklärt. Für Handwerksbetriebe sind folgende Punkte wichtig:
Bauleistungen: Leistungsverzeichnisse können als Anlage mitgeschickt werden
Eine vollständige Auflistung sämtlicher Einzelpositionen muss nicht zwingend im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen. Bei Rechnungen über Bauleistungen reicht es derzeit aus, wenn dort die einzelnen Gewerke mit den jeweiligen Summen aufgeführt sind. Die detaillierte Aufschlüsselung nach Leistungsverzeichnis muss dann als menschenlesbare Anlage eingebettet und im strukturierten Rechnungsteil eindeutig referenziert werden. Zusätzlich kann das Leistungsverzeichnis auch als strukturierte Datei, beispielsweise im GAEB-Format, übermittelt werden.
Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen: Stichtag ist die Ausstellung
Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor dem Zeitpunkt ausgestellt wurden, ab dem für den Betrieb die E-Rechnungspflicht gilt, müssen nicht nachträglich als E-Rechnung übermittelt werden. Das gilt auch dann, wenn die Leistung erst später erbracht oder die Zahlung erst nach diesem Zeitpunkt geleistet wird.
Leistungsbeschreibungen: Nicht jedes Detail gehört in den Rechnungskern
Die Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil der E-Rechnung muss die Leistung ausreichend genau und nachvollziehbar darstellen. Dazu gehören insbesondere Leistungsart, Leistungsumfang und Leistungsgehalt sowie gegebenenfalls der Leistungsort. Detaillierte Angaben, etwa Stundennachweise, können zusätzlich in einer eingebetteten Anlage übermittelt werden.
Rabatte und Skonti: Verweis auf Vereinbarungen genügt
Sind Preisnachlässe wie Boni, Skonti oder Rabatte bereits vereinbart, steht ihre genaue Höhe bei Rechnungserstellung aber noch nicht fest, muss die Rechnung auf die entsprechende Vereinbarung hinweisen. Ein allgemeiner Verweis auf eine schriftliche Vereinbarung reicht aus, sofern diese bei Bedarf zeitnah vorgelegt und geprüft werden kann.
Rechnungskorrekturen: Auch Berichtigungen müssen elektronisch erfolgen
Besteht eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung, muss grundsätzlich auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen. Dabei stellt das BMF klar: Entscheidend ist, dass sich aus der ursprünglichen Rechnung und der Korrektur gemeinsam eindeutig ergibt, welche Angaben steuerlich maßgeblich sind.
Technische Fehler sind nicht automatisch steuerliche Fehler
Eine E-Rechnung kann auch dann umsatzsteuerlich als E-Rechnung gelten, wenn sie zwar einen sogenannten Geschäftsregelfehler aufweist, aber keinen Formatfehler. Entscheidend ist, dass die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben vollständig und korrekt enthalten sind. Technische Prüfmeldungen allein entscheiden somit nicht über die steuerliche Ordnungsmäßigkeit oder den Vorsteuerabzug.
Was sollten Betriebe jetzt tun?
Auch wenn das BMF einige Erleichterungen geschaffen hat, sollten Handwerksbetriebe die Umstellung auf die E-Rechnung aktiv angehen. Insbesondere sollten sie
- sicherstellen, dass sie bereits jetzt E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können,
- rechtzeitig klären, welches Rechnungsformat und welche Software für den eigenen Betrieb geeignet sind,
- mit ihrem Steuerberater und IT-Dienstleister offene Fragen zur Umsetzung besprechen,
- bei Bauleistungen darauf achten, dass Leistungsverzeichnisse und weitere Anlagen korrekt in die E-Rechnung eingebunden und referenziert werden,
- die für den eigenen Betrieb geltenden Übergangsfristen im Blick behalten.
Wichtig: Auch wenn die Ausstellung einer vorgeschriebenen E-Rechnung bislang nicht mit einem Bußgeld geahndet wird, sollten Betriebe die Pflicht ernst nehmen. Denn Rechnungsempfänger haben grundsätzlich einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine ordnungsgemäße E-Rechnung. Zudem kann es beim Vorsteuerabzug aus einer Rechnung in einem anderen Format zu Unsicherheiten kommen.
Die Klarstellungen des BMF schaffen an einigen Stellen mehr Spielraum für die betriebliche Praxis. Sie ändern jedoch nichts daran, dass sich Unternehmen rechtzeitig auf die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung einstellen sollten.
Weitere Informationen
Zentralverband des Deutschen Handwerks: Elektronische Rechnung
